David versus Goliath: Uit verontwaardiging ontwikkelde duurzaamheidstool wordt standaard voor voedingsindustrie in EU
nieuwsEen Belgische duurzaamheidsgids die Fenavian ontwikkelde uit verontwaardiging over de overvloed aan rapporteringsverplichtingen waarmee kmo’s te kampen krijgen, wordt de standaard in de Europese voedings- en drankensector. “Onze tool blinkt uit in eenvoud en haalbaarheid voor de betrokken bedrijven. Het is nog steeds een extra belasting, maar we zijn er wel in geslaagd om van een berg een heuvel te maken”, zegt Anneleen Vandewynckel, directeur van Fenavian en Brema.
De sector van de verwerking van vlees en andere eiwitten (Fenavian) en de sector van bereide maaltijden (Brema) bestaan bij uitstek uit kmo’s. Toen hun leden vorig jaar overspoeld werden door de vele vragenlijsten van hun afnemers in het kader van de verplichte duurzaamheidsrapportering (CSRD) die de Europese Unie aan grote bedrijven heeft opgelegd, trokken ze aan de alarmbel bij hun sectorfederatie.
Alle energie naar rapportering, niet naar duurzaamheid
Al die hulpkreten kwamen bij Anneleen Vandewynckel terecht. “Ik kreeg ellenlange vragenlijsten doorgestuurd, opgesteld in onbegrijpelijke taal”, vertelt ze. “Elke retailer, bank of grote afnemer had een eigen rapporteringssysteem ontwikkeld, opgesteld door dure consultantbureaus. Het resultaat was een ongelofelijk complex kluwen van moeilijke vragen met onrealistische deadlines en om de juiste data te kunnen invullen, waren vele duizenden euro’s nodig. Bovendien moesten de kmo’s een duur abonnement nemen op al die rapporteringspakketten”, herinnert ze zich.
Het maakte haar echt boos, want ze besefte dat de kmo's niet de nodige kennis en het nodige personeel in huis hadden om daar tegenop te kunnen. "Bovendien zorgde het voor een enorme extra financiële en administratieve belasting, terwijl die al zo zwaar was. Nog erger vond ik dat op die manier alle energie en financiële middelen niet naar duurzaamheid gingen, maar naar de rapportering."
‘Licence to operate’
Toch besefte Vandewynckel ook dat de bedrijven hier niet onderuit konden en duurzaamheidsrapportering er is om nooit meer weg te gaan. “Het is als het ware de ‘licence to operate’ voor onze bedrijven. Dus besloten we er zelf mee aan de slag te gaan. Eerst werd er nog contact opgenomen met consultants, maar die vroegen astronomische bedragen om een pakket te ontwikkelen en vervolgens een abonnementskost van duizenden euros per bedrijf dat er gebruik van zou maken. Dus bleef er maar één optie meer over: het zelf doen.”
We leerden onze leden zelf aan de slag gaan met duurzaamheid. We leerden hen dus vissen in plaats van hen een vis te geven
Samen met haar leden maakte Vandewynckel een eenvoudige cursus waarbij de complexe themalijst naar eenvoudige vragen werd vertaald. Zo ontstond een invultool waar bedrijven al hun duurzaamheidsdata konden verzamelen, nodig om te kunnen rapporteren. "Deze tool werd erg enthousiast onthaald door onze leden. We leerden onze leden zelf aan de slag gaan met duurzaamheid. We leerden hen dus vissen in plaats van hen een vis te geven. Het werd een manier om duurzaamheid echt te integreren in het bedrijfsbeleid. Op die manier konden we aantonen dat duurzaamheid een opportuniteit kon zijn in plaats van het zoveelste moetje."
Probleem van de kleintjes én de groten
Toen VILT hierover in januari berichtte, werd Vandewynckel overstelpt met aanvragen van andere bedrijven en sectoren uit binnen- en buitenland om meer te weten over de duurzaamheidsgids die het had ontwikkeld. “Eerst hoorden we dezelfde echo’s van bedrijven en federaties uit andere sectoren en enthousiaste federaties zoals onder meer FVPhouse en BFA dachten actief mee, net zoals de Tsjechische, Franse, Nederlandse en Duitse collega’s. Maar we gingen ook langs bij de CSRD-verantwoordelijken van retailers en de duurzaamheidswerkgroepen van Comeos en voedingsfederaties uit heel Europa. De Europese federatie van de voedingsindustrie Food Drink Europe pikte het op en werd een enthousiaste partner. Ook grote bedrijven trokken aan onze mouw om onze tool te mogen gebruiken voor hun leveranciers, en zelfs voor hun overzeese dochterondernemingen om in Europa te kunnen leveren. De roep om vereenvoudiging en hulp bij deze duurzaamheidsrapportering was blijkbaar universeel.”
Het was het begin van een lange cavalerietocht, maar wel één met resultaat. “De eerste gesprekken met de retail en andere grote bedrijven, verliepen vlot. We merkten al snel dat het niet alleen een probleem van de kmo’s is, maar ook van de groten, want zij kregen geen data binnen en de data die ze kregen, waren niet uniform”, aldus Vandewynckel. Er was overal een nood voor een bruikbare, eenvoudige, betaalbare standaard om te kunnen rapporteren. "Nu zitten we samen met Eurocommerce, de Europese federatie van de distributie en handel, de Europese hoofdkantoren van de retail, en ook van SME United, de Europese koepel van kmo's, krijgen we de steun."
Eerste erkende sectorbrede duurzaamheidsstandaard
En zo kwam Vandewynckel ook bij EFRAG terecht. EFRAG is de organisatie die verslaggevingstandaarden ontwikkelt en de Europese Commissie hierover adviseert. “Ook daar waren ze heel enthousiast over het werk dat we gedaan hebben”, klinkt het. "Vooral het verhaal dat het vanuit de federaties kwam, en de positieve energie sprak hen aan."
Het is de allereerste sectorbrede standaard die bovendien gemaakt werd vanop de bedrijfsvloer in plaats vanuit een ivoren toren
Ondertussen heeft de Fenavian-duurzaamheidsstandaard de compliance test doorstaan en is nu "fully VSME-proof". Dat betekent dat de standaard volledig voldoet aan de vrijwillige duurzaamheidsrapportering voor kmo’s (Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs, red.), zoals door Europa is ontwikkeld. Het is daarmee de allereerste Europese sectorbrede duurzaamheidsstandaard zonder commercieel doel die zo’n erkenning krijgt. "De eerste bovendien die gemaakt werd vanop de bedrijfsvloer in plaats vanuit een ivoren toren, ver van de praktijk, mee gestuwd door de positieve energie van een groot aantal sectorfederaties van alle uithoeken van Europa", benadrukt Vandewynckel. Ondertussen zal de tool ook vertaald worden naar 27 talen.
Bruikbaar voor 290.000 kmo’s
Sinds de EU in augustus de CSRD-rapporteringsvoorwaarden heeft versoepeld in het kader van administratieve vereenvoudiging, moeten enkel nog bedrijven met meer dan 1.000 werknemers aan een verplichte en uitgebreide rapportering voldoen in plaats van die vanaf 250 werknemers. Dat betekent dat nog meer kleine bedrijven en kmo’s kunnen beroep doen op de nieuw ontwikkelde duurzaamheidsstandaard van Fenavian. In heel Europa zijn er zo’n 290.000 kmo’s actief in de voedings- en drankensector.
“Wij kunnen zwart op wit zeggen tegen grote bedrijven dat als kleine bedrijven deze tool invullen, grote bedrijven alle nodige informatie hebben om aan hun CSRD-verplichtingen te voldoen”, zegt Vandewynckel. Anderzijds krijgen kmo’s en kleine bedrijven een online tool in handen die uitblinkt in eenvoudig taalgebruik, overzichtelijke invulvelden en die tips en tricks meegeeft aan bedrijven zodat ze zelf aan de slag kunnen met duurzaamheid. “Zo hebben we iets dat aanvankelijk negatief en zonder meerwaarde was, omgebogen in iets dat positief is en opportuniteiten biedt.”
Duurzaam betekent volhoudbaar
Een bijkomend voordeel van de tool is dat bedrijven in het bezit blijven van hun eigen data. Bij de meeste tools zijn de bedrijven hun data kwijt als ze die invullen. “Wij hebben er met onze standaard voor gezorgd dat bedrijven een plek hebben waar ze hun data kunnen plaatsen en dat ze vervolgens zelf kiezen met wie ze die data delen”, is te horen bij Fenavian.
Vandewynckel erkent dat het nog steeds een opgave is voor bedrijven om met de duurzaamheidstool aan de slag te gaan. “Maar we hebben wel van een berg een heuvel gemaakt en gezorgd voor een level playing field. Ook de kmo’s kunnen op die manier mee in het duurzaamheidsverhaal.” De reactie van de leden maakt het volgens de Fenavian- en Brema-directeur dan ook allemaal de moeite waard. "Zij zijn echt blij met deze praktische tool. Het is een mooi voorbeeld van de kracht die een federatie kan hebben als ze maar kort genoeg bij haar leden staat."
Ze wijst er tot slot op dat duurzaamheid in het Zuid-Afrikaans als ‘volhoubaarheid’ wordt vertaald. “Iets is maar duurzaam als het ook volhoudbaar is”, benadrukt ze. “Daarom wil ik ook nog een oproep doen richting de overheid en retail: Alsjeblief, stop met onze bedrijven extra te belasten en al dat gold plating. Dat werkt enorm demotiverend."
De tool is beschikbaar via www.workable-method.eu
